Banyak asosiasi berusaha untuk menjalankan lingkungan secara ketat berdasarkan bantuan sukarelawan, tetapi pada waktunya menentukan bahwa bantuan profesional diperlukan. Perusahaan pengelola asosiasi masyarakat yang berpengalaman mampu memberikan bantuan yang dibutuhkan untuk meningkatkan operasi. Para profesional ini memiliki banyak pengalaman di bidang-bidang seperti penganggaran, legalitas, dan administrasi kontraktor. Tanggung jawab harian yang diletakkan di papan membutuhkan tingkat keterampilan dan waktu tertentu yang tidak dimiliki setiap sukarelawan. Ketika keputusan Jasa Pendirian Perusahaan untuk mempekerjakan layanan manajemen komunitas muncul, dewan harus mengevaluasi:
Area Kebutuhan
Layanan yang Diperlukan
Penyedia yang Tersedia
Urutan area evaluasi ini penting karena dewan tidak dapat menilai profesional yang mereka butuhkan dengan benar kecuali kebutuhan layanan mereka diketahui. Yang terbaik adalah membuat daftar tanggung jawab yang sulit dilakukan dan kemudian menentukan jenis bantuan apa yang paling meningkatkan kinerja. Proses evaluasi lebih mudah dilakukan dengan informasi ini di tangan karena memungkinkan dewan untuk membandingkan bantuan yang ditawarkan oleh masing-masing perusahaan. Spreadsheet atau tabel yang menunjukkan layanan yang ditawarkan, biayanya, dan detail tambahan berfungsi sebagai sumber perbandingan yang bagus. Selain itu, badan pengelola harus mengevaluasi pengalaman langsung dari setiap pilihan untuk memastikan penyedia yang dipilih mampu memenuhi kebutuhan yang ditentukan.
Layanan Community Management : Aspek Apa yang Harus Ditinjau Saat Mewawancarai Calon Perusahaan?
Beberapa detail penting karena dewan menilai kemampuan setiap kemungkinan perekrutan. Untuk siapa penyedia layanan manajemen komunitas bekerja dan bagaimana klien ini dibandingkan dengan badan pengelola perekrutan? Komunitas besar akan lebih cocok untuk profesional yang memiliki pengalaman sebelumnya dengan lingkungan berukuran setara. Kontak yang disediakan dapat digunakan sebagai sumber daya untuk menentukan tindak lanjut penyedia dan kredibilitas keseluruhan. Penting untuk memverifikasi persetujuan perusahaan sebelum menghubungi referensi yang diberikan. Perusahaan yang dapat dipercaya tidak akan kesulitan menyediakan daftar referensi dan memberikan izin kontak. Jika informasi ini ditolak, kemungkinan besar perusahaan berusaha menyembunyikan informasi untuk dipekerjakan.
Banyak layanan tersedia dari perusahaan manajemen asosiasi masyarakat dan ini membuatnya penting untuk mengetahui persyaratan khusus sebelum mewawancarai kemungkinan. Luangkan waktu untuk mengevaluasi tingkat pengalaman yang tersedia di setiap area. Perusahaan yang tidak mampu menyediakan layanan yang dibutuhkan, atau kurang pengalaman di bidang vital tidak akan menjadi pilihan yang menguntungkan. Tanyakan setiap prospek tentang kustomisasi layanan manajemen komunitas dan minta mereka menjelaskan filosofi bisnis mereka. Informasi ini memberikan wawasan tentang tingkat komitmen yang dimiliki perusahaan terhadap personalisasi dan kualitas. Rincian diskusi tambahan selama evaluasi awal atau proses wawancara meliputi:
Gaya Komunikasi
Visi Klien
Penunjukan Profesional Karyawan
Alasan Hubungan Klien Lain Berakhir
Persyaratan Pemutusan Kontrak
Proses wawancara adalah kesempatan untuk belajar sebanyak mungkin tentang penyedia sebelum menyelesaikan kontrak. Ini adalah bagian terpenting dari proses seleksi karena akan menentukan pengalaman yang diterima oleh HOA. Badan-badan pemerintahan yang mempertimbangkan perusahaan-perusahaan pengelola asosiasi masyarakat memiliki peluang untuk memperoleh manfaat yang tak terhitung banyaknya; namun, keputusan ini harus dibuat dengan hati-hati untuk mendapatkan hasil maksimal dari perusahaan terpilih.